סריקה-שאלות נפוצות

 

 מהו התהליך סריקה ? 

 למה לסרוק מסמכים ?

 מהם יתרונות השימוש בשיטת התיוק הדיגיטלית ?

 מהו היתרון של חברת סופט קופי ?

 כיצד נסרוק את החומר במהלך היום-יום ?

 כיצד נוכל לשחזר את המידע ?

 איך נדע שהמסמכים שנסרקים אינם מופצים ברבים ?

 

 מהו התהליך סריקה?

נציג מטעם סופט קופי יגיע למשרדך עם ציוד סריקה ומחשוב נייד ומתקדם, יתמקם בחדר הארכיון או במקום בו יוכל לבצע את הסריקה ויבצע את התהליך המורכב ממס' שלבים:

שלב א – פירוק החומר: מפעיל הסורקים ידאג לפירוק המסמכים מהתיקים המצויים בחדר הארכיון.

שלב ב – תהליך סריקה: המסמכים יעברו תהליך של סריקה באמצעות ציוד הסריקה הנייד.

שלב ג – טיוב המסמכים: מפעיל הסורקים יעבור על המסמכים שעברו תהליך סריקה ויבצע טיוב ו/או סריקה חוזרת ככל שידרש.

שלב ד – מפתוח: המסמכים שעברו סריקה יעברו תהליך בו "יתויקו" באופן דיגיטלי. כל מסמך יקבל את המאפיינים שהוגדרו על ידך באמצעותם ניתן יהיה לזהות את המסמך בתוכנת ניהול המסמכים שברשותך (בהתאם למאפיינים מוגדרים, כגון: מס' ת"ז, נדון, תאריך וכיו"ב).

שלב ה – בקרת איכות: נציג החברה יבצע בקרת איכות מדגמית על המסמכים שנסרקו. בקרת האיכות כוללת השוואה מדגמית בין המסמכים שעברו תהליך סריקה לבין מסמכי המקור.

שלב ו – סנכרון המסמכים לתוכנה: נציג מטעם החברה יבצע הזנה (upload) של המסמכים שעברו סריקה לתוך תוכנת ניהול המסמכים שברשותך. עכשיו תוכל לצפות במסמכים שנסרקו!

חזרה לראש עמוד סריקה שאלות ותשובות

 למה לסרוק מסמכים?

כל חברה המנהלת "אורח משרדי שוטף" צוברת מדי יום ערימות דפים, זאת לצד תיקים ומסמכים רבים אשר נאגרים ומתוייקים בארונות המשרד ובארכיב החיצוני.
חברת סופט קופי מתמחה במתן שרותי סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטאליים באיכות, במהירות ובנוחות מירבית.

חזרה לראש עמוד סריקה שאלות ותשובות

 מהם יתרונות השימוש בשיטת התיוק הדיגיטלית?

ניתן להעלות את החומר הנדרש על גבי תקליטור/DISC ON KEY ולהשתמש במידע השמור עליו מכל מקום ועל כל מחשב.
ניתן לאגור כ-20,000 מסמכים (סטנדרטיים) על גבי תקליטור. בנוסף, אורך החיים של תקליטור המותאם לכתיבה חד פעמית מוערך בכ-100 שנים. כמו כן, עמידותו של התקליטור, גבוהה מזו של דיסק או קלטת גיבוי, בטח ובטח מזו של עמידות נייר.
מדובר בכמות מידע רבה שהולכת איתך בכיס או בתיק לכל מקום ומאפשרת שימוש בכל מקום.
אבטחת המשרדים: במקרים בהם ישנה התערבות של כוח עליון, הרי שהכיסוי הביטוחי לא יעזור, שכן אומנם תהיה השתתפות בהוצאות כתוצאה משריפה, גניבה או כל נזק אחר שאינו צפוי חס וחלילה, אך את המסמכים שהושמדו/נגנבו לא ניתן יהיה להשיב. באמצאות ארכיון אלקטרוני ניתן לשמור את כלל המידע המצוי במשרד על גבי תקליטורים ו/או אמצעי אחסנה ניידים אחרים, כאשר ניתן לעשות מהם העתקים, לשומרם במס' אתרים חלופיים או בכספת הבנק כגיבוי ולבצע אחזור פשוט לכל המידע, בעוד שאין זה ריאלי לנהל מס' ארכיונים כפולים המורכבים מניירת שישמשו כגיבוי בשעת הדחק.
מסמכים רבים, אשר נשמרים כי "אולי נצטרך אותם בעתיד", יכולים להישמר בלא חשש.
הבלאי שנוצר לדיו ונייר (בייחוד במסמכים ישנים) אינו יטריד עוד את מנוחתכם וישמור על האותנטיות.
כל המסמכים יכולים להיות שקופים ונגישים לכל אדם בחברה, כאשר תוכלו כמובן להגביל צפייה במסמכים ע"י מתן הרשאות ספציפיות (ע"י ה-ADMINISTRATOR).
שיטה זו של ארכיון דיגיטאלי חוסכת באופן משמעותי את זמן הטיפול במסמך בודד וכנגזרת מכך את הזמן המושקע בתיוק ושליפת מסמכים במהלך השוטף של העבודה. ניתן להיווכח כי בשיטה זו כל התיקים שומרים על "לוגיקת התיוק", כפי שזו הוגדרה על ידכם, ומתוייקים בצורה דיגיטאלית נוחה המאפשרת מציאת תיק ללא בזבוז זמן מיותר.

חזרה לראש עמוד סריקה שאלות ותשובות

 מהו היתרון של חברת סופט קופי?

חברת Soft Copy מבצעת סריקת מסמכים במשרדכם, מתוך אמונה כי מגיעה לכם תמורה מקסימאלית עבור התשלום. אנו נגיע למשרדכם, נצטרך שולחן ושלושה שקעים, ונתמקם בחדר הארכיון בו מאוחסנים המסמכים או באחד החדרים שיוגדרו על ידכם, דבר אשר יחסוך את הסיכון הכרוך במשלוח ובהוצאת המסמכים מחוץ למשרדכם, הן בהיבט אבטחת המידע המצוי במסמכים והן בהיבט הסיכוי (ולו הקטן ביותר) שהחומר יאבד.

חזרה לראש עמוד סריקה שאלות ותשובות

 כיצד נסרוק את החומר במהלך היום-יום?

בכדי לשמר את סביבת העבודה הדיגיטאלית, לאחר סריקה של כל המסמכים המצויים בארכיון והפיכתם לארכיון דיגיטאלי תעמודנה בפניכם 2 אופציות:
האחת, רכישת סורק משרדי מתאים וסריקת כל החומר באופן שוטף, אופציה אפשרית אשר לגיטימית אך גוזלת את המשאב העיקרי, הלא הוא הזמן, זאת לצד איכות ירודה של מסמכים, שכן אלו לא יסרקו ע"י סורק מקצועי.
השנייה, קבלת שירות חיצוני ע"י חברה המספקת שירותי סריקה, כדוגמת חברת Soft Copy, דבר אשר יתבטא בתשלום שבועי/חודשי או תלת חודשי, בהתאם לכמות החומר המצטברת, אך לא יגזול מזמנכם.

חזרה לראש עמוד סריקה שאלות ותשובות

  כיצד נוכל לשחזר את המידע?

חברת Soft Copy מציעה אף שירותי אחסון מסמכים וגיבוי תוך יכולת שליפה מרחוק (באמצעות שם משתמש וסיסמא - למנויים). באמצעות שירות מרוחק זה, תוכלו להשתמש בנו כאתר גיבוי חלופי או לאחזר ולשלוף מסמכים כל אימת שתדרשו לכך.

חזרה לראש עמוד סריקה שאלות ותשובות

  איך נדע שהמסמכים שנסרקים אינם מופצים ברבים?

יש לציין כי במקרים בהם החומר בעל רגישות הדורשת חסיון, חברת Soft Copy תחתום על הסכם לשמירת סודיות, מה גם שהעבודה מתבצעת במשרדכם, כך שלרוב, החומר אינו יוצא מהמתחם המצוי ברשותכם.

חזרה לראש עמוד סריקה שאלות ותשובות

נשמח להיפגש ולשוחח על הפתרונות סריקה שלנו לעסקים שלך, ליצירת קשר עבור סריקה לחץ כאן

חזרה לראש עמוד סריקה שאלות ותשובות