כל חברה, המנהלת "אורח משרדי שוטף", צוברת מדי יום ערימות דפים, זאת לצד תיקים ומסמכים רבים אשר נאגרים ומתוייקים בארונות המשרד ובארכיב החיצוני.
לסריקת המסמכים יתרונות רבים וביניהם:
1. שמירה על החומר בצורה בטוחה מאבדדן, בלאי טבעי, רטיבות או חלילה שריפה
2. שימוש נח ונגיש, שליפה מהירה של הקבצים הנצרכים בכל רגע ומכל מקום
3. פינוי שטח נדל״ן יקר מאוד במשרדים
חברת סופט קופי מתמחה במתן שרותי סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטאליים באיכות,
במהירות ובנוחות מירבית.
חברת סופטקופי בע״מ יכולה לבצע את הסריקה עבורכם בשני אופנים,
אפשרות אחת היא ביצוע הסריקה בבית הלקוח (ראה פרטים בעמוד המפורט) ובשנשיה בריקה בלשכת הסריקה המתקדמת שלנו (ראה פרטים בעמוד המפורט(
בשני המקרים, תהליך הסריקה מתבצע בצורה די דומה ומתחלק למספר שלבים:
1. פירוק החומר - מפעיל הסורקים ידאג לפירוק המסמכים מהתיקים המצויים בחדר הארכיון
2. תהליך סריקה: המסמכים יעברו תהליך של סריקה באמצעות ציוד הסריקה המתקדם והאיכותי
3. – טיוב המסמכים: איש המקצוע, יעבור על המסמכים שעברו תהליך סריקה ויבצע טיוב ו/או סריקה חוזרת ככל שידרש.
4. פתוח: המסמכים שעברו סריקה, יעברו תהליך בו "יתויקו" באופן דיגיטלי. כל מסמך יקבל את המאפיינים שהוגדרו על ידי הלקוח, באמצעותם ניתן יהיה לזהות את המסמך בתוכנת ניהול המסמכים שברשותך (בהתאם למאפיינים מוגדרים, כגון: מס' ת"ז, נדון, תאריך וכיו"ב).
5. בקרת איכות: נציג מטעם הלקוח יבצע בקרת איכות מדגמית על המסמכים שנסרקו. בקרת האיכות כוללת השוואה מדגמית בין המסמכים שעברו תהליך סריקה לבין מסמכי המקור.
6. – סנכרון המסמכים לתוכנה: נציג מטעם הלקוח יבצע הזנה (upload) של המסמכים שעברו סריקה לתוך תוכנת ניהול המסמכים שעימה הם עובדים.
את החומר הסרוק והממוחשב ניתן לשמור בתקיות במחשב בצורה מסודרת, כמו ארכיון פיזי, וכך ניתן להשתמש במידע בכל מקום ובכל מחשב.
הקבצים יכולים להשמר על תקליטור (שאורך חייו נאמד בכ100 שנה) או כונן נייד (DiskOnKey) ויכול להכיל עד 20,000 מסמכים סטנדרטיים בגודלם. מדובר בכמות מידע רבה שהולכת איתך בכיס או בתיק לכל מקום ומאפשרת שימוש בכל מקום.
אבטחת החומר: במקרים בהם ישנה התערבות של כוח עליון, הרי שהכיסוי הביטוחי לא יעזור, שכן אומנם תהיה השתתפות בהוצאות כתוצאה משריפה, גניבה או כל נזק אחר שאינו צפוי חס וחלילה, אך את המסמכים שהושמדו/נגנבו לא ניתן יהיה להשיב.
באמצאות ארכיון דיגיטלי, ניתן לשמור את כלל המידע המצוי במשרד על גבי תקליטורים ו/או אמצעי אחסנה ניידים אחרים, כאשר ניתן לעשות מהם העתקים, לשומרם במס' אתרים חלופיים או בכספת הבנק כגיבוי ולבצע אחזור פשוט לכל המידע, בעוד שאין זה ריאלי לנהל מס' ארכיונים כפולים המורכבים מניירת שישמשו כגיבוי בשעת הדחק. מסמכים רבים, אשר נשמרים כי "אולי נצטרך אותם בעתיד", יכולים להישמר בלא חשש. הבלאי שנוצר לדיו ונייר (בייחוד במסמכים ישנים) אינו יטריד עוד את מנוחתכם וישמור על האותנטיות. כל המסמכים יכולים להיות שקופים ונגישים לכל אדם בחברה, כאשר תוכלו כמובן להגביל צפייה במסמכים ע"י מתן הרשאות ספציפיות (ע"י ה-ADMINISTRATOR).
שיטה זו של ארכיון דיגיטאלי חוסכת באופן משמעותי את זמן הטיפול במסמך בודד וכנגזרת מכך את הזמן המושקע בתיוק ושליפת מסמכים במהלך השוטף של העבודה. ניתן להיווכח כי בשיטה זו כל התיקים שומרים על "לוגיקת התיוק", כפי שזו הוגדרה על ידכם, ומתוייקים בצורה דיגיטאלית נוחה המאפשרת מציאת תיק ללא בזבוז זמן מיותר.
סופטקופי בע״מ נותנת לכם מגוון אופציות שיכולות להתאים בדיוק לכם.
ראשית, החברה מאפשרת סריקת מסמכים במשרדכם, מתוך אמונה כי מגיעה לכם תמורה מקסימאלית עבור התשלום. הסריקה תתבצע במקום ייעודי שתקצו לכך בחדר הארכיון או כל חדר אחר בו נמצא החומר (שולחן ושלושה שקעים). שיטה זו חוסכת את הסיכון הכרוך במשלוח ובהוצאת המסמכים מחוץ למשרדכם, הן בהיבט אבטחת המידע המצוי במסמכים והן בהיבט הסיכוי (ולו הקטן ביותר) שהחומר יאבד.
למי שמסיבות נדל״ן או כח אדם אינה מתאימה אפשרות הסריקה אצל לקוח, מוזמן להיעזר בלשכת הסריקה המתקדמת שלנו - על ידי משלוח החומר אלינו, סריקתו והחזרתו אליכם.
חומר עתידי שנאגר במהלך העבודה השגרתית יסרק על ידנו, שוב באחת משתי אפשרויות שתוכלו לבחור ביניהן, בין אם על ידי הגעה קבועה של איש מטעמנו לביצוע העבודה אצלכם ובין במשלוח חודשי קבוע של החומר אלינו.
סופטקופי עושה ותעשה את מירב המאמצים להקל על הלקוח ולתת לו שירות מקצועי ויעיל לעבודה השוטפת.